Przygotuj skuteczną agendę na spotkanie biznesowe

Jak często uczestniczysz w spotkaniach, na których brakuje agendy? Zaproszenie na spotkanie zawiera tylko enigmatyczny tytuł, brakuje celu i jakiegokolwiek planu. Oto kilka sposobów, dzięki którym osoby, z którymi pracujesz, nie będą wyczerpane uczestnictwem w zbyt wielu niepotrzebnych spotkaniach. Wykorzystaj to, że się spotykacie jako okazję do wspierania kreatywności, współpracy i eksplorowania przestrzeni na innowacje.

Stwórz przestrzeń
Upewnij się, że spotkanie jest konieczne i przyniesie wartość. Zastanów się czy wystarczyłoby wysłanie e-maila lub prowadzenie pracy asynchronicznej? Rozpocznij organizację spotkania od wyznaczenia facylitatora lub moderatora. Jeżeli jesteś osobą decyzyjną (liderem), ale zależy Ci na zebraniu wkładu od grupy, rozważ przekazanie roli prowadzącego komuś innemu. Dedykowani facylitatorzy pełnią kluczową rolę w zapewnianiu uczestnikom poczucia bezpieczeństwa oraz w stworzeniu takiej formy pracy, aby potencjał grupy był w pełni wykorzystany.  Zweryfikuj, jakie uczestnicy mają oczekiwania i obawy przed spotkaniem. Możesz to zrobić nawet podczas krótkich rozmów na korytarzu czy w trakcie przerw na kawę. Dzięki takiemu podejściu uczestnicy poczują się częścią wydarzenia i będą otwarci na wyrażenie swoich myśli w trakcie. Planując spotkanie, skup się na szerszym obrazie. Weź pod uwagę kontekst innych tematów, projektów czy spotkań. Określ konkretny cel/cele i oczekiwane wyniki spotkania.

Zbuduj agendę, która ma sens
Teraz czas na zdefiniowanie celów spotkania oraz określenie niezbędnych zadań lub rezultatów, na które liczycie. Jeśli liderem grupy jest inna osoba, to jest ten czas na rozmowę i wspólne ustalenia z facylitatorem: 

Cel spotkania:

  • Jaki jest główny powód, dla którego odbywa się to spotkanie?
  • Co chcemy osiągnąć podczas tego spotkania? 

Rezultat spotkania:

  • Jakie mają być oczekiwane rezultaty (produkty) tej sesji?
  • Jak będzie wyglądał sukces spotkania?
  • W jaki sposób przemyślenia i wnioski będą rejestrowane?

Podczas planowania zawsze najpierw określ oczekiwane rezultaty, a dopiero potem formę prowadzenie spotkania. Podejście typu „zróbmy burzę mózgów i zobaczymy, co z tego wyniknie” może nie być najefektywniejszym wykorzystaniem czasu i potencjału uczestników. Jest wiele możliwości, narzędzi, metod, aktywności, które mogą prowadzić do zdefiniowanego celu. Kiedy masz jasność co do kierunku, w którym chcesz zmierzać, metoda pracy będzie Cię wspierać. W kolejnym kroku oszacuj czas potrzebny na realizację każdego z nich i zaplanuj wszelkie niezbędne zasoby (przygotowanie przed spotkaniem, materiały itp.).

Ważne jest również, aby udostępnić agendę z odpowiednim wyprzedzeniem. Dzięki temu członkowie grupy będą mieli czas na przemyślenie tematu spotkania i lepiej się do niego przygotują. Możesz też określić agendę na początku spotkania, jednak zazwyczaj pomocne bywa wcześniejsze opracowanie propozycji (do negocjacji). Kluczowe jest, aby każdy uczestnik miał możliwość wniesienia swojego wkładu do agendy.

Być może zastanawiasz się, czy spotkanie bez wcześniej przygotowanej agendy jest niewskazane? Odpowiedź nie jest jednoznaczna, ponieważ w niektórych sytuacjach brak sztywno ustalonej agendy może lepiej służyć osiągnięciu celów spotkania, oferując większą elastyczność i dostosowanie do bieżących potrzeb.

Rozpocznij z entuzjazmem

Samo spotkanie rozpocznij od weryfikacji celu spotkania. Upewnij się, że wszystkim uczestnikom zależy na jego rezultatach. Na początku sesji jasno określ Cel spotkania, odnosząc się do szerszego kontekstu, oraz wskaż co byłoby sukcesem (Rezultat). Wykorzystaj co masz pod ręką (tablice, flipcharty czy platformie online), aby utrzymać widoczny cel spotkania podczas jego trwania i wspierać różne style zapamiętywania.

Zdefiniuj swoją rolę na spotkaniu oraz zweryfikuj role pozostałych uczestników. Przedstaw proces (omów agendę) oraz upewnij się, że wszyscy rozumieją podstawowe zasady pracy. Z mojego doświadczenia, widoczna w trakcie spotkania agenda pomaga uczestnikom wspierać zarządzanie czasem. Jeśli czujesz się z tym komfortowo, skorzystaj z lodołamacza (icebreaker) lub innej aktywności, aby pobudzić współpracę uczestników i stworzyć pozytywną atmosferę na spotkaniu.

Powodzenia!